Registro de INCIDENCIAS

Introducción

Si bien todas las actividades de Prácticas Farmacéuticas estan  bajo el Reglamento, aprobado mediante Resolución 1070/06 y su modificatoria (Expediente Nro 0700 – 6089/10) dictadas por el Honorable Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Exactas de la Universidad Nacional de La Plata, pueden ocurrir eventos que no estan contemplados dentro del mismo, por lo cual la Cátedra ha diseñado y puesto en marcha el siguiente registro que permite documentarlos.

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENCIAS EN PRÁCTICAS FARMACÉUTICAS

1. Objeto y alcance

Este procedimiento tiene por objeto describir la sistemática de actuación de la Cátedra de Prácticas Farmacéuticas, de la Carrera de Farmacia de la Facultad de Ciencias Exactas de la Universidad Nacional de La Plata, en el  tratamiento y gestión de las posibles incidencias surgidas en relación a los procesos de Prácticas Farmacéuticas, tanto en Unidades Docentes de Farmacia Oficinal, como Unidades Docentes de Farmacia Hospitalaria como de Unidades Docentes de Farmacia Industrial.

Se considera como incidencia cualquier queja o reclamación que refleje una disconformidad con las normativas, reglamentos, requisitos, o expectativas de satisfacción de los procesos de Practicas Farmacéuticas. Igualmente pueden incluirse sugerencias que, sin considerarse quejas o reclamaciones, ayuden a establecer acciones para la mejora continua.

Este procedimiento es de aplicación a las incidencias detectadas por cualquiera de las partes interesadas en las Prácticas Farmacéuticas: alumnos, docentes, instructores, otras partes interesadas, etc.

2. Información y documentación de la incidencia

El interesado que desee comunicar una incidencia a la Cátedra de Prácticas Farmacéuticas deberá cumplimentar el formato de Registro de Incidencias.

Las incidencias deberán entregarse en por correo electrónico indicado en el Formulario de Registro o en forma personalizada en la Cátedra en Horario de funcionamiento de la misma.

Cuando la incidencia es recibida por cualquier otro medio, se documentará igualmente por la persona que la recibe con el fin de dejar el registro correspondiente.

La descripción de la incidencia deberá estar redactada con el detalle y la extensión adecuada a cada caso, pudiendo el interesado adjuntar la documentación relacionada que crea conveniente.

3. Gestión de la incidencia

La incidencia registrada será entregada en primer lugar a la  Cátedra de Prácticas Farmacéuticas,  quien llevará a cabo la gestión de la misma con el asesoramiento del Departamento de Ciencias Biológicas.

La gestión de la incidencia se llevará a cabo en los siguientes pasos:

1. Comunicación inicial al interesado de la recepción de la incidencia, informando de las primeras acciones a tomar.

2. Verificación de la información de la incidencia y establecimiento de contactos con las partes implicadas para completar dicha información, cuando proceda.

3. Análisis de la incidencia y de las causas raíz que lo provocaron.
Deberá considerarse en este momento la posible repercusión de la causa y la necesidad de tomar medidas urgentes para evitar otras posibles incidencias.

4. Tratamiento de la incidencia, tomando las acciones correctivas necesarias para eliminar las causas que la provocaron.
Esta responsabilidad podrá recaer sobre la persona más adecuada, designada por la Cátedra de Prácticas Farmacéuticas de la Facultad, haciéndose en tal caso el seguimiento desde el Departamento de Ciencias Biológicas.
Además de la designación del responsable del tratamiento, en la medida de lo posible se establecerá un plazo para la resolución de la misma.

5. Verificación de la eficacia de las acciones tomadas, y de la correcta resolución.

6. Registro, en el formato correspondiente, de las acciones tomadas y los resultados logrados (cierre de la incidencia)
En cualquier caso, se procederá a informar por escrito a la persona que inició el proceso sobre las acciones tomadas y los resultados de la misma. El registro de esta comunicación, y de cualquier otra intercambiada durante el proceso de resolución, se archivará como parte del expediente de la incidencia en la Cátedra de Prácticas Farmacéuticas generando a su vez un informe pormenorizado que será elevado al Departamento de Ciencias Biologicas.

Si durante el análisis de la incidencia se considera que no procede el tratamiento, por ejemplo por no considerarse incidencia como tal, será constatado este hecho en el registro e igualmente se informará a la persona que inició el proceso.

INCIDENCIAS MAYORES

Cuando se considere que por las características o gravedad de la incidencia su resolución escapa a las posibilidades de la Cátedra y/o el Departamento de Ciencias Biológicas, su análisis y tratamiento (pasos 3 y 4 de la gestión) podrán desviarse a los estamentos que la Facultad considere de acuerdo a su normal funcionamiento.

El proceso seguido quedará igualmente registrado, por lo que deberá ser documentado y archivado de forma completa de idéntica manera.

4. Revisión periódica de incidencias

Anualmente, la Cátedra de Prácticas Farmacéuticas revisará las incidencias ocurridas y la solución dada a las mismas. La información archivada facilitará, junto a los cuestionarios de satisfacción, el seguimiento del proceso de prácticas para la identificación de los aspectos susceptibles de mejora, y por tanto la toma de decisiones basadas en hechos y encaminadas a la mejora continua.

Formulario para  registro de INCIDENCIAS

En caso de necesitar registrar un INCIDENTE se debe completar el siguiente formulario que puede descargar ingresando AQUI completarlo, firmarlo y luego entregarlo en la Cátedra de Prácticas Farmacéuticas o enviarlo por correo de cátedra.