Recomendaciones de uso del correo electrónico

Hoy en día el  correo electrónico es una herramienta indispensable de comunicación y los usuarios de la red tienen una amplia experiencia en su utilización, es casi impensable poder trabajar o estudiar sin utilizar dicha herramienta. No por ello hay que dejar de tener en cuenta una serie de normas para un correcto uso:

No responder al correo no solicitado.

Responder al correo no solicitado (spam) es una forma de aumentar la cantidad de correo basura en su buzón ya que indica al remitente que la cuenta es leída. Los mensajes no deseados (incluidos los que contiene o contenían virus) deben borrarse sin más.

No abrir ficheros que no esperamos.

Aunque procedan aparentemente de personas conocidas no debe abrir mensajes no esperados que contengan adjuntos ya que puede tratarse de virus. Aunque se tenga un instalado un buen antivirus es bueno adquirir esta costumbre.

No difundir correo no solicitado.

No reenvíe correo no solicitado (cadenas de mensajes, publicidad, rumores y chismes (por ejemplo sobre virus), etc.). Solo está contribuyendo a aumentar el correo no solicitado entre sus conocidos.

No enviar mensajes a muchas personas en el campo «Para».

Si envía un correo a una larga lista de personas en el campo «Para» está contribuyendo a que estas personas reciban más correo no solicitado. Además puede que algunos de ellos no deseen que su dirección sea conocida por terceras personas. Utilice para ello el campo CCO (copia oculta).

 Dar su dirección  de correo con moderación.

No proporcione su dirección de correo en webs de dudosa confianza o que puedan enviarle publicidad no deseada. Atento al rellenar formularios para no indicar sin saberlo que quiere recibir publicidad. Es una buena idea disponer de una cuenta gratuita para registrarse en este tipo de sitios.

Diferenciar entre correo profesional y personal.

Obtenga una cuenta de correo electrónico para asuntos personales. De esta forma podrá reducir el volumen de correo de su buzón profesional, manteniendo este para sus fines adecuados.

Usar un estilo de redacción adecuado al destinatario.

La forma de redacción debe adecuarse al destinatario. Utilice los smileys (símbolos de caras) con moderación y nunca en un mensaje formal. No utilice la arroba (@) como sustituto del género neutro. Si el contenido de un mensaje le irrita, no conteste de forma inmediata, haga antes una pausa. Tenga en cuenta que se trata de comunicación escrita.

Limitar el tamaño de los mensajes y el uso de adjuntos.

El correo electrónico no es el mecanismo adecuado para transferir ficheros. Tenga en cuenta que el destinatario puede tener problemas para leerlos, bien por su excesivo tamaño o porque el tipo de fichero (.exe, .vbs, etc.) puede estar prohibido en el sistema receptor. Cuando envíe un adjunto indique en el texto del mensaje cual es su contenido y su propósito para evitar que el destinatario sospeche que se trata de un virus.

Incluir un «Asunto» del mensaje.

Indique en el campo «Asunto» una frase descriptiva del mensaje. Esto facilita la clasificación, recuperación y lectura al destinario y constituye una norma de cortesía.

Limitar el tamaño de las firmas automáticas.

Las firmas automáticas y otro tipo de texto de inclusión automática debe ser lo más esquemáticas posibles. No incluya imágenes o información innecesaria. Limítelo a sus datos de contacto esenciales. Tenga presente si quiere que estos datos sean visibles cuando escribe a ciertas personas o a listas de distribución. En el lado opuesto nunca deje de identificarse con nombre y apellidos cuando nos dirigimos a personas desconocidas.

No utilizar  estilos ni adornos innecesarios.

Limite el uso de mensajes en formato HTML cuando sea estrictamente necesario para una mejor organización del texto. No utilice estilos con fondos de mensaje ya que recargan (en todos los sentidos) el correo y pueden provocar problemas en el destinatario.

Respetar la privacidad de los mensajes y el destinatario.

No abuse de nuevas funcionalidades como el «aviso de lectura», su eficacia práctica es escasa y puede suponer una intromisión en la privacidad del destinatario. No divulgue la dirección de una persona a terceros sin su permiso. No publique direcciones de correo en una web sin permiso del titular.

Saludar  atentamente como si se tratara de una carta física.

Salude antes del mensaje y despídase con tu nombre exactamente igual que haría con una carta física. No por ser enviado mediante un medio electrónico el mensaje se considera informal.  Es necesario siempre al escribir el cuerpo del mensaje hacer un saludo como “Estimado señor Pérez” como sucede en las cartas enviadas en papel. Puede incluso escribir sólo “Estimado Juan” o “Juan”. Si falta este detalle, puede que el destinatario sienta que el mensaje es algo frío.

Utilizar mayúsculas y minúsculas correctamente.

Las mayúsculas dan la impresión de que estuviera gritando. Ni que decir tiene que escribir líneas y párrafos enteros en mayúscula es de pésima educación.

Ser breve sin ser demasiado conciso.

Cuando conteste un mensaje incluya el suficiente material original como para ser entendido pero no más. Es una mala forma contestar un mensaje simplemente in-cluyendo todo el mensaje anterior, borrar todo el material irrelevante.

Ser cuidadoso con los contenidos y las expresiones.

A no ser que use un dispositivo de encriptación por hardware o software, debe asumir que el correo en internet no es seguro. Nunca ponga nada en un correo electrónico que no pondría en una postal.

Responder rápido.

Si piensa que la importancia de un mensaje lo justifica conteste inmediatamente para que el remitente sepa que lo ha recibido, aunque vaya a mandarle una respuesta más larga más tarde.

Cambiar el “Asunto” luego de varios reenvíos.

Muchas veces un mismo mensaje va y viene en repetidas ocasiones entre su originador y el destinatario, ya que uno contesta y el otro responde. En esa constante comunicación es posible que el mensaje se le añada nueva información o incluso cambie.  Es necesario verificar, antes de enviar el mensaje, si éste ha cambiado o se le ha agregado algo nuevo para incluirlo en el asunto. No se trata simplemente de oprimir el botón de responder cada vez. Se recomienda empezar un nuevo mensaje si el asunto cambia del todo.

Elegir las palabras adecuadas.

Cuando escribe un mensaje y lo envía por correo electrónico Ud. no cuenta con la ventaja de la comunicación mediante gestos o comunicación no verbal como sucede cuando se conversa cara a cara.  Debido a ello, es necesario seleccionar las palabras. Por esa razón, conviene colocarse en el lugar de la otra persona y pensar cómo sus palabras pueden interpretarse a través del ciberespacio.

Verificar la ortografía.

Aunque se trate de un medio de comunicación instantáneo, esto no significa que deba descuidar su ortografía. Por el contrario, es necesario, con el fin de proyectar una imagen profesional, velar por su ortografía en todo momento. Es necesario utilizar mayúscula y puntuación apropiada. Los verificadores de ortografía que traen usualmente los procesadores de palabras son muy eficientes. Sin embargo, éstos no detectarán las palabras mal utilizadas.

Evitar escribir de más.

El mensaje electrónico está diseñado para ser breve y conciso.  Es decir, para que las personas lo lean rápidamente. Para ello, se recomienda sólo un par de párrafos de pocas oraciones. Si, al escribir un correo electrónico, se observa que éste es muy extenso, resulta mejor llamar por teléfono o convocar a una reunión.

Evitar reenviar un mensaje sin permiso.

Este es un aspecto delicado, ya que muchas personas, sin consultar con quien envía el mensaje, reenvía la información a una multitud. Pudiera ser que quien envía el mensaje quería que sólo un determinado destinatario lo recibiera. Gran cantidad de información confidencial se ha hecho conocida mundialmente por la falta de juicio de alguien.  Por ello, se recomienda NO reenviar el mensaje a otra persona sin antes pedir permiso de quien envío el mensaje originalmente.

Evitar enviar un mensaje confidencial.

Muy relacionado con la recomendación anterior, es éste que indica que no se debe enviar, a través del correo electrónico, información confidencial, ya que podría ser reenviado.  En este sentido, se recomienda mejor el empleo de otros medios para comunicar información personal o sensitiva.

Evitar esperar una respuesta instantánea.

Aunque el correo electrónico es un medio instantáneo de enviar mensajes e información, no todo el mundo está conectado al computador. Pudiera ser que la persona a quien le esté enviando el mensaje se encuentre en una reunión o en un viaje.  Si el mensaje que desea trasmitir es muy urgente, es mejor utilizar otros medios como el teléfono.

 

4 thoughts on “Recomendaciones de uso del correo electrónico

  1. Me parecio perfecto saber que es nequiteca tambien lo veo necesario por que saber un poco de etiqueta y de modales nos ayuda a crecer como persona

  2. Hola buenas tardes, el comentario que puedo aportar es que, debemos acostumbrarnos a esta nueva forma de comunicarnos, a través del CORREO ELECTRÓNCO, porque aparentemente vino para quedarse y aprender a utilizarlo de una manera correcta es la forma en que podremos ver la totalidad de su versatilidad.

  3. actualmente creo que es fundamental saber esta información, ya que lo utilizamos praticamente para muchas cosas ,

    saludos

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