Introducción al tema
La manera en que se llevan a cabo las reuniones son el reflejo de la cultura organizacional.

Algunos números sobre reuniones

Estudio del año 2005 con 38000 gerentes demuestran que el75 % de las reuniones son improductivas (no llegan a conclusiones, duran mucho mas tiempo del requerido)
Los ejecutivos aceptan que.

• 91 % se distrae
• 96 % no asiste a las reuniones programadas
• 73 % llevan otros trabajos a las reuniones
• 39 % se duerme a veces

Muchas personas:

• nunca han experimentado o pensado en el poder que puede tener una reunión altamente efectiva, por lo tanto no reconocen la importancia de estas
• Tienen una gran resistencia a cambiar una practica ineficiente y por ello les parece que es mas conveniente continuar como hasta ahora
• No han recibido entrenamiento, herramientas, ni metodologías para hacer de sus reuniones eventos efectivos
• Están llenos de tareas y reuniones, no les queda tiempo para terminar las tareas básicas

¿Quien tiene tiempo y energía para mejorar la eficiencia de sus reuniones?

Fallas que se pueden encontrar

• Falla 1. La gente no toma las reuniones con seriedad:llegan tarde, se van temprano y la mayor parte de la reunión no prestan atención.
• Falla 2. Son demasiado largas: Duración máxima: 90 minutos.
• Falla 3. Se divaga más de lo que se discute.Los diálogos se hacen muy extensos sin que se determine que es lo que se debe hacer.
• Falla 4. No pasa nada después que la jureunión se termina, las decisiones no se convierten en acciones.
• Falla 5. La gente no dice la verdad: Sobrevuela la cultura de la “culpabilización”, búsqueda de otras tecnologías para la expresión de ideas: ejemplo foros de discusión.
• Falla 6. Siempre hace falta información lo cual genera aplazamientos en la toma de decisiones críticas:Asegurarse que los datos necesarios están recolectados y estarán disponibles para su tratamiento
• Falla 7. Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los mismos errores. Dar espacio a la creatividad, el aprendizaje en equipo

Reflexionar sobre como mejorar las reuniones

¿Qué es una reunión?

• Es un conjunto de lineamientos que proveen la estructura básica y las reglas para la conducción de reuniones efectivas de trabajo
• Son la clave del éxito del trabajo en equipo y de sus reuniones
• Estos procedimientos operativos mejorarán la experiencia grupal
• Es un espacio de intercambio de opiniones y experiencias
• Un lugar para recibir y dar información

¿Reuniones productivas?

• Para que queremos reuniones productivas
• Para aprovechar mejor nuestro tiempo (el recurso mas escaso)
• Ser concisos en lo expuesto
• Venir a la reunión munido de la información necesaria para aportar (reunión en la cuales falta la información es reunión perdida)
• Para fomentar la participación dado que como lleva poco tiempo y es efectiva no hay excusas para no participar
• Establecer la responsabilidades
• Establecer los tiempos
• Permite la revisión de lo actuado
• Favorece la comunicación aunque no garantiza la comunicación
• Se ofrece un espacio para el aporte de todos los involucrados

Objetivos de una reunión

• Elaborar planes
• Diseñar estrategias
• Evaluar desempeños
• Fomentar la participación de los empleados
• Ejercicio de integración y comunicación
• Clarificar cuales son las prioridades
• Lograr compromisos en los equipos de trabajo
• Desarrollar proyectos
• Entrenar ejecutivos en desarrollo de reuniones eficientes

¿Efectivas o Eficientes?

Partamos de la premisa que una reunión efectivas es que la misma realmente se haga y que una reunión eficiente es aquella en la cual se cumplen todos los objetivos que la reunión se planteó

Preguntas que hay que hacerse cuando uno entra a una reunión

• ¿Se cual es el propósito de la reunión?
• ¿Tiene una agenda la reunión?
• ¿Cuál es mi rol en la reunión?

Problemas que podemos encontrar para que una reunión sea productiva

• Ausencia de un facilitador
• Falta de reglas claras
• Falta de claridad sobre como tomar las decisiones
• Pujas sobre quien tiene la razón en los desacuerdos

Reglas del juego para una reunión

• Sobre llamados a celulares o mensajes de texto
• Sobre uso de la palabra e interrupciones
• Objetivo y alcance de la reunión: Temas a debatir y objetivos a alcanzar
• Participación con su propia voz de cada uno de integrantes
• Que intenciones y deseos se traduzcan en compromisos concretos, con responsables y fechas asignadas
• Registro que incluyan solamente los compromisos (para ser verificados en próximas reuniones)
• Manejo de los desacuerdos utilizando la resolución No adversarial (gana – gana) en la resolución de conflictos
• Clarificar el proceso de toma de decisiones (quienes deben participar en la decisión)
• Recomendaciones para el desarrollo de una reunión
• Planificar las reuniones
• Facilitar a los asistentes el orden del día
• Evitar la impuntualidad
• No leer el acta anteriorTratar los puntos en el orden en que están enumerados
• Redactar el acta en el momento
• Reuniones cortas y concisas
• No limitar las opiniones diferentes
• No tolerar salidas de tono ni las ideas que ataquen a alguno de los participantes
• No alargar las reuniones porque no están los resultados esperados
• No permitir las bandas